La Fondation GBTA (Global Business Travel Association) et Egencia, l'entité voyage d'affaires d'Expedia, Inc., publient les résultats de leur étude annuelle sur les politiques voyages en Europe (Paris, Londres, Munich, Bruxelles et Amsterdam).

Élaborée sur la base des réponses et les bonnes pratiques de 330 Travel Managers/acheteurs voyages européens, l'étude examine la gestion et l'impact des politiques voyages et la consolidation du budget voyages via une seule agence de voyages d'affaires.

Mais aussi les procédures de réservation, les classes autorisées, les possibilités d'économies (réservations à l'avance, approbation préalable au voyage), ainsi que, pour la première fois cette année, les frais dits " ancillaires" (frais supplémentaires facturés par les compagnies aériennes et les hôtels) .

Il ressort de cette étude que la négociation de"remises avec les compagnies aériennes et autres fournisseurs, tels les hôtels, est un des éléments clés d'un budget voyages optimisé", déclare Christophe Pingard, Senior Vice Président Egencia EMEA & APAC.

"Notre étude indique que le nombre d'entreprises qui n'a pas de programme hôtel privilégié est en hausse, passant de 5% en 2010 à 20% en 2011, révélant ici une source d'économies substantielles".

Les données recueillies indiquent que les entreprises européennes examinent régulièrement leur politique voyages : 87 % des Travel Managers l'ont réévalué au cours des deux dernières années.

Par ailleurs, l'étude montre qu'en 2011, les entreprises européennes sont plus sensibles au non-respect de leur politique voyages.

L'éventualité d'un non-remboursement atteint 21 % contre 14 % en 2010, et le nombre d'entreprises ne prévoyant aucune sanction en cas de non-respect de la politique voyages diminue de 20 % en 2010 à 13 %.

Le pourcentage de Travel Managers permettant les voyages aériens en classe affaires vers toutes les régions en dehors de l'Europe a augmenté par rapport à 2010.

Concernant les relations avec les fournisseurs privilégiés, les négociations se basant généralement sur le volume de voyageurs, on constate qu'un quart (24 %) des entreprises demandent aux voyageurs d'accepter des vols sur des compagnies aériennes privilégiées "à chaque fois qu'ils sont disponibles".

Une entreprise sur dix (10 %) ne demande jamais à ses voyageurs de faire appel à des compagnies aériennes privilégiées.

72 % des politiques voyages limitent le montant que les employés peuvent dépenser par nuit d'hôtel, et 22 % restreignent la catégorie d'hôtels pouvant être réservés.

S'agissant des frais "ancillaires", (ou supplémentaires, facturés par les compagnies aériennes et les hôtels), 63 % des acheteurs/Travel Managers européens procèdent à un suivi à l'aide de systèmes de remboursement des dépenses et de relevés de cartes de paiements (contre 21% en Amérique du Nord).

Parmi les 37 % d'acheteurs voyages en Europe n'effectuant à ce jour aucun suivi de ces dépenses, 25 % prévoient la mise en place d'un tel suivi dans les douze prochains mois.

Les frais supplémentaires les plus communément remboursés aux voyageurs d'affaires sont les frais aériens (bagages (73 %), modifications d'itinéraire (51 %), repas à bord (30 %), ainsi que le choix du siège (21 %)) et les frais hôteliers (parking (76 %), accès à Internet (70 %), navette pour l'aéroport (51 %), ainsi que le check-out tardif (25 %)).

L'étude analyse également les tendances en matière de tarifs recommandés (tarifs les moins élevés conformes à la politique voyages d'une entreprise).

56 % des personnes/entreprises interrogées dans le cadre de l'étude de 2011 incluent des "créneaux" au sein de leur politique voyages, imposant à leurs voyageurs d'envisager d'autres vols moins onéreux partant avant ou après leur heure de départ privilégiée.

35 % des personnes/entreprises interrogées demandent d'accepter des correspondances lorsque des économies peuvent être réalisées et que les correspondances n'allongent pas la durée du trajet de façon excessive. 29 % encouragent l'utilisation d'autres aéroports s'ils sont raisonnablement proches de la destination finale.

60 % des politiques voyages imposent aux voyageurs de réserver avec des fournisseurs de location de voiture privilégiés, pourcentage en hausse par rapport aux 57 % de l'année dernière. 39 % des Travel Managers demandent aux voyageurs de réserver des véhicules de classe " intermédiaire " (B/C), tandis que 33 % rendent obligatoire la location de véhicules de classe " compact " (A/B).

En ce qui concerne le train, 87 % des entreprises européennes choisissent le niveau de service que les voyageurs doivent réserver. Parmi celles-ci, 33 % autorisent la première classe, contre 42 % en 2010, et 56 % demandent la seconde classe, contre 64 % l'année dernière.

Source : Egencia and GBTA

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