Les agents de voyages qui cherchent à obtenir l'agrément IATA doivent en faire la demande auprès de l'association. Pour cela, il leur faut constituer un dossier très complet dans lequel doivent impérativement figurer certains éléments. Une fois la demande transmise, elle est étudiée par IATA selon une série de critères précis. Pour vous éclairer sur toutes ces démarches, TourMaG.com, vous détaille les étapes à suivre.
Vous avez créé votre agence de voyages.
Une fois votre immatriculation obtenue et après vous être enregistré auprès d'Atout France, vous cherchez à passer à l'étape supérieure pour diversifier et doper votre activité.
Vous souhaitez vous lancer dans la billetterie, mais savez-vous que pour émettre des billets d'avion, une agence de voyages doit être agréée par l'Association Internationale du Transport Aérien (IATA) ?
Avant de vous lancer dans ces démarches longues et contraignantes, sachez, comme l'explique Me Emmanuelle Llop, avocat associée Clyde & Co, qu'"il faut de toute évidence représenter un volume important de billetterie, sèche ou intégrée dans des forfaits, pour avoir besoin d'une accréditation IATA".
Surtout que "les contraintes sont lourdes : trésorerie pour les paiements BSP, fonds propres et ratios, risques d'impayés de la part des agences clientes", ajoute-t-elle.
Alors si, malgré tout votre choix est fait, TourMaG.com vous propose de vous aider en vous expliquant quels sont les éléments à fournir dans votre demande, les critères d'attribution et en vous livrant le témoignage d'un directeur d'agence déjà agrée.
Une fois votre immatriculation obtenue et après vous être enregistré auprès d'Atout France, vous cherchez à passer à l'étape supérieure pour diversifier et doper votre activité.
Vous souhaitez vous lancer dans la billetterie, mais savez-vous que pour émettre des billets d'avion, une agence de voyages doit être agréée par l'Association Internationale du Transport Aérien (IATA) ?
Avant de vous lancer dans ces démarches longues et contraignantes, sachez, comme l'explique Me Emmanuelle Llop, avocat associée Clyde & Co, qu'"il faut de toute évidence représenter un volume important de billetterie, sèche ou intégrée dans des forfaits, pour avoir besoin d'une accréditation IATA".
Surtout que "les contraintes sont lourdes : trésorerie pour les paiements BSP, fonds propres et ratios, risques d'impayés de la part des agences clientes", ajoute-t-elle.
Alors si, malgré tout votre choix est fait, TourMaG.com vous propose de vous aider en vous expliquant quels sont les éléments à fournir dans votre demande, les critères d'attribution et en vous livrant le témoignage d'un directeur d'agence déjà agrée.
Quels sont les éléments à fournir lors d'une demande d'accréditation IATA ?
Si vous souhaitez que votre agence de voyages soit agréée IATA, il vous faut, dans un premier temps, remplir un formulaire de demande.
Pour l'obtenir, vous devez contacter le Service Centre Europe (SCE) qui est basé à Madrid. Pour cela, il suffit de se connecter sur www.iata.org/customer, rubrique « LOG AN ENQUIRY ».
Ensuite, vous devez constituer un dossier avec les éléments suivants :
- une copie de l'immatriculation de votre agence auprès d'Atout France,
- les statuts de votre société,
- un K-bis datant de moins de 3 mois,
- une attestation « Émission de billets » du GDS que vous utilisez,
- une attestation bancaire qui précise que votre société est titulaire d'un compte bancaire et qu'il fonctionne normalement,
- des photographies de l'intérieur et de l'extérieur de votre agence de voyages,
- un papier à en-tête de votre agence de voyages,
- le justificatif du paiement des frais de dossier à régler par virement bancaire (le montant est à demande au SCE),
- le dernier bilan financier de votre société.
Les nouveaux candidats à l'accréditation qui sont en activité depuis moins d'un an devront fournir le bilan d'ouverture lors de la création de l'agence, un compte de résultat prévisionnel et une garantie bancaire de base. Cette dernière devra être ajustée à la fréquence des paiements choisie.
En ce qui concerne les nouveaux candidats en activité depuis plus d'un an, il leur faudra fournir les documents financiers couvrant un an d'exploitation. Ils devront également transmettre une garantie bancaire.
Pour l'obtenir, vous devez contacter le Service Centre Europe (SCE) qui est basé à Madrid. Pour cela, il suffit de se connecter sur www.iata.org/customer, rubrique « LOG AN ENQUIRY ».
Ensuite, vous devez constituer un dossier avec les éléments suivants :
- une copie de l'immatriculation de votre agence auprès d'Atout France,
- les statuts de votre société,
- un K-bis datant de moins de 3 mois,
- une attestation « Émission de billets » du GDS que vous utilisez,
- une attestation bancaire qui précise que votre société est titulaire d'un compte bancaire et qu'il fonctionne normalement,
- des photographies de l'intérieur et de l'extérieur de votre agence de voyages,
- un papier à en-tête de votre agence de voyages,
- le justificatif du paiement des frais de dossier à régler par virement bancaire (le montant est à demande au SCE),
- le dernier bilan financier de votre société.
Les nouveaux candidats à l'accréditation qui sont en activité depuis moins d'un an devront fournir le bilan d'ouverture lors de la création de l'agence, un compte de résultat prévisionnel et une garantie bancaire de base. Cette dernière devra être ajustée à la fréquence des paiements choisie.
En ce qui concerne les nouveaux candidats en activité depuis plus d'un an, il leur faudra fournir les documents financiers couvrant un an d'exploitation. Ils devront également transmettre une garantie bancaire.
Quels sont les critères d'attribution de l'agrément IATA ?
Une fois la demande d'accréditation transmise, IATA se charge de l'étudier avant de décider de son attribution ou non. Pour espérer obtenir l'agrément, il est indispensable de répondre à un certain nombre de critères.
- En premier lieu, les capitaux propres de l'agence de voyages doivent être positifs. Si une perte égale à la moitié du capital social est inscrite au bilan, le procès verbal de l'assemblée général extraordinaire qui a décidé la poursuite de l'exploitation devra, elle aussi, être produite.
- Le rapport entre les capitaux propres et le montant annuel des ventes réalisées pour les compagnies membres de IATA et les autres qui participent au BSP doit être, au minimum, de l'ordre de 1 %.
- L'agence de voyages doit impérativement disposer d'un fond de roulement positif.
- La société doit afficher un ratio de liquidité lui permettant de disposer d'une garantie bancaire. L'analyse financière est opérée sur la base du ratio LR1.
Si les produits et les charges constatés d'avance pénalisent l'agent et dégradent son ratio LR1, l'analyse peut être faite sur la base du ratio LR2.
Les agents de voyages qui souhaitent obtenir l'agrément IATA doivent se livrer à une revue financière. Pour cela, il leur faut présenter le bilan, le compte résultat et leurs annexes au moment de la clôture du dernier exercice fiscal. Il leur faut également présenter la liasse fiscale dès sa publication.
En complément, IATA peut aussi demander que le candidat à l'accréditation lui fournisse le rapport des commissaires aux comptes sur l'exercice étudié.
Tous ces états financiers sont alors contrôlés sur la base des trois premiers critères mentionnés ci-dessus afin de déterminer le montant de la garantie bancaire.
C'est alors que l'agent doit faire connaître son choix à propos de la fréquence et du mode de paiement.
Comme le précise Me Emmanuelle Llop, avocat associé Clyde & Co, les demandes sont examinées au siège de IATA à Madrid, sur des "critères objectifs". Une fois la demande acceptée et les frais de dossier réglés, un numéro d'enregistrement est attribué à l'agence.
Cette dernière pourra alors "directement ses émissions pour fabriquer ses forfaits et préparer sa production le cas échéant, éventuellement revendre à des confrères", explique Me Llop.
- En premier lieu, les capitaux propres de l'agence de voyages doivent être positifs. Si une perte égale à la moitié du capital social est inscrite au bilan, le procès verbal de l'assemblée général extraordinaire qui a décidé la poursuite de l'exploitation devra, elle aussi, être produite.
- Le rapport entre les capitaux propres et le montant annuel des ventes réalisées pour les compagnies membres de IATA et les autres qui participent au BSP doit être, au minimum, de l'ordre de 1 %.
- L'agence de voyages doit impérativement disposer d'un fond de roulement positif.
- La société doit afficher un ratio de liquidité lui permettant de disposer d'une garantie bancaire. L'analyse financière est opérée sur la base du ratio LR1.
Si les produits et les charges constatés d'avance pénalisent l'agent et dégradent son ratio LR1, l'analyse peut être faite sur la base du ratio LR2.
Les agents de voyages qui souhaitent obtenir l'agrément IATA doivent se livrer à une revue financière. Pour cela, il leur faut présenter le bilan, le compte résultat et leurs annexes au moment de la clôture du dernier exercice fiscal. Il leur faut également présenter la liasse fiscale dès sa publication.
En complément, IATA peut aussi demander que le candidat à l'accréditation lui fournisse le rapport des commissaires aux comptes sur l'exercice étudié.
Tous ces états financiers sont alors contrôlés sur la base des trois premiers critères mentionnés ci-dessus afin de déterminer le montant de la garantie bancaire.
C'est alors que l'agent doit faire connaître son choix à propos de la fréquence et du mode de paiement.
Comme le précise Me Emmanuelle Llop, avocat associé Clyde & Co, les demandes sont examinées au siège de IATA à Madrid, sur des "critères objectifs". Une fois la demande acceptée et les frais de dossier réglés, un numéro d'enregistrement est attribué à l'agence.
Cette dernière pourra alors "directement ses émissions pour fabriquer ses forfaits et préparer sa production le cas échéant, éventuellement revendre à des confrères", explique Me Llop.
Repères
A la fin du mois de novembre 2011, 1 416 agences étaient agrées par IATA, pour un total de 3 050 points de vente émettant de la billetterie.
Au cours de l'année 2011, une vingtaine de nouvelles entreprises ont obtenu l'accréditation. Mais dans un même temps, une soixantaine d'autres l'ont perdue.
Pour en savoir plus :
- Agrément IATA : à l'examen des bilans, 25% des agences ne sont pas dans les clous
- IATA : 34 entreprises agréées et 120 agences rayées du BSP en 2011 !
Au cours de l'année 2011, une vingtaine de nouvelles entreprises ont obtenu l'accréditation. Mais dans un même temps, une soixantaine d'autres l'ont perdue.
Pour en savoir plus :
- Agrément IATA : à l'examen des bilans, 25% des agences ne sont pas dans les clous
- IATA : 34 entreprises agréées et 120 agences rayées du BSP en 2011 !
Bruno Perdriel, directeur général de l'agence Jetbox
"L'agrément IATA nous permet de gérer les déplacements de nos clients en amont comme en aval"
Au départ, nous avions une activité de courtage aérien. Nous avons, par la suite souhaité devenir une agence de voyages plus classique et j'ai considéré que l'étape suivante serait de vendre des vols réguliers. C'est pour cela que j'ai fait la demande d'agrément auprès de IATA.
Le gros de notre activité consiste en l’affrètement d'avions gros porteurs. Le problème, c'est que, souvent, nos clients sont disséminés un peu partout en France.
Il nous faut donc les acheminer vers nos « hub » de regroupement. Ceci, en complément du vol vers leur destination finale.
L'accréditation IATA nous permet donc de vendre aussi bien des voyages « charter » que des vols réguliers. Ce qui s'avère plutôt rentable aussi bien pour nos clients que pour l'agence.
En effet, le client peut bénéficier d'une traçabilité complète de son itinéraire avec un seul et unique prestataire. Un avantage non négligeable pour des déplacements compliqués.
Et puis, de notre côté, cela nous permet de gérer les déplacements en amont comme en aval. Le tout avec des tarifs assez raisonnables.
Pour une agence de voyages qui fait de l'aérien, l'agrément IATA est un gros avantage. En revanche, il faut savoir que ça représente un engagement financier assez lourd et qu'il y a énormément de paperasse à accomplir !
Pour en savoir plus sur Jetbox : www.jetbox.fr
Au départ, nous avions une activité de courtage aérien. Nous avons, par la suite souhaité devenir une agence de voyages plus classique et j'ai considéré que l'étape suivante serait de vendre des vols réguliers. C'est pour cela que j'ai fait la demande d'agrément auprès de IATA.
Le gros de notre activité consiste en l’affrètement d'avions gros porteurs. Le problème, c'est que, souvent, nos clients sont disséminés un peu partout en France.
Il nous faut donc les acheminer vers nos « hub » de regroupement. Ceci, en complément du vol vers leur destination finale.
L'accréditation IATA nous permet donc de vendre aussi bien des voyages « charter » que des vols réguliers. Ce qui s'avère plutôt rentable aussi bien pour nos clients que pour l'agence.
En effet, le client peut bénéficier d'une traçabilité complète de son itinéraire avec un seul et unique prestataire. Un avantage non négligeable pour des déplacements compliqués.
Et puis, de notre côté, cela nous permet de gérer les déplacements en amont comme en aval. Le tout avec des tarifs assez raisonnables.
Pour une agence de voyages qui fait de l'aérien, l'agrément IATA est un gros avantage. En revanche, il faut savoir que ça représente un engagement financier assez lourd et qu'il y a énormément de paperasse à accomplir !
Pour en savoir plus sur Jetbox : www.jetbox.fr
Fabienne Aparici, fondatrice de l'agence PAR'Ici Voyages, à Villefranche sur Saône
"Avec l'agrément IATA, je peux émettre de la billetterie sans avoir à passer par un prestataire."
Étant donné que j'ai un profil « affaires », quand j'ai monté mon projet d'agence de voyages, j'avais vraiment besoin d'avoir la structure afin d'être en mesure d'émettre de la billetterie.
Il était hors de question que j'ouvre mon agence, sans être accréditée par IATA. Je considère qu'il s'agit d'un investissement à moyen terme.
Pour ce qui est de la demande d'agrément, je dirais qu'il s'agit d'une folle aventure. Surtout au niveau administratif. La quantité de paperasse est assez impressionnante. Mais finalement, j'ai eu de la chance car, comme je disposais déjà d'une garantie financière suffisante, j'ai réussi à obtenir l'agrément en 3 mois.
En fait, je pense que le système est aussi fait de telle sorte que seuls les agents réellement motivés pour obtenir l'accréditation vont au bout du processus de demande.
En plus, il est totalement impossible d'avoir quelqu'un de IATA, à Madrid, au téléphone. Ils ont coupé les lignes afin de ne pas être sans cesse dérangés. En revanche, pour toute information, il suffit de leur adresser un mail et, là, ils sont assez réactifs pour répondre.
Maintenant que j'ai obtenu l'agrément IATA, je peux émettre sans avoir à passer par un prestataire. Cela m'a permis de faire pas mal d'économies.
Il faut également savoir que lorsque j'ai fait ma demande de licence auprès de la SNCF pour émettre des billets de train, il m'a été demandé de donner mon numéro d'agrément IATA.
Pour en savoir plus sur PAR'ici Voyages : www.parici-voyages.fr/ (la version définitive du site ne sera en ligne qu'à partir de début avril 2012)
Étant donné que j'ai un profil « affaires », quand j'ai monté mon projet d'agence de voyages, j'avais vraiment besoin d'avoir la structure afin d'être en mesure d'émettre de la billetterie.
Il était hors de question que j'ouvre mon agence, sans être accréditée par IATA. Je considère qu'il s'agit d'un investissement à moyen terme.
Pour ce qui est de la demande d'agrément, je dirais qu'il s'agit d'une folle aventure. Surtout au niveau administratif. La quantité de paperasse est assez impressionnante. Mais finalement, j'ai eu de la chance car, comme je disposais déjà d'une garantie financière suffisante, j'ai réussi à obtenir l'agrément en 3 mois.
En fait, je pense que le système est aussi fait de telle sorte que seuls les agents réellement motivés pour obtenir l'accréditation vont au bout du processus de demande.
En plus, il est totalement impossible d'avoir quelqu'un de IATA, à Madrid, au téléphone. Ils ont coupé les lignes afin de ne pas être sans cesse dérangés. En revanche, pour toute information, il suffit de leur adresser un mail et, là, ils sont assez réactifs pour répondre.
Maintenant que j'ai obtenu l'agrément IATA, je peux émettre sans avoir à passer par un prestataire. Cela m'a permis de faire pas mal d'économies.
Il faut également savoir que lorsque j'ai fait ma demande de licence auprès de la SNCF pour émettre des billets de train, il m'a été demandé de donner mon numéro d'agrément IATA.
Pour en savoir plus sur PAR'ici Voyages : www.parici-voyages.fr/ (la version définitive du site ne sera en ligne qu'à partir de début avril 2012)
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source: TourMag
